夜間店舗：希望した担当者が対応できないときの説明

何を希望していたかを確認する

希望した担当者が対応できないと分かったら、予約時に店が何を返答していたか確認します。在店予定を知らせたのか、対応を確約したのかを分けます。予約メモが曖昧なら、受け付けた人へ照会し、現在分かる範囲を客へ伝えます。

対応できない理由を説明するときも、本人の健康、家族、私生活などを勝手に話しません。「本日は対応できません」という業務上の情報で足りる場合があります。戻る時刻が未定なら、未定と伝え、期待を持たせる予定を作らないようにします。

別の選択肢と条件を示す

別担当での案内、待つ場合の見込み、予約の変更など、自店で対応可能な選択肢を示します。別担当でよいと客が言った場合でも、料金やサービス内容が変わるなら先に説明します。特定の担当者の希望を理由に、予定していない追加注文を求める案内にしないでください。

返答と共有範囲を残す

客が選んだ内容を予約や引継ぎへ戻し、別の担当が再度同じ提案をしないようにします。「不満そう」などの評価語ではなく、「担当変更の説明を希望」「予約変更の返答待ち」と行動が分かる記録にします。

店外への連絡が必要なら店舗の窓口を使い、担当者の個人アカウントや番号を許可なく教えないようにします。店固有の指名等の仕組みがある場合は、予約時の条件へ戻します。担当変更の返答を待っている間に別料金が発生する扱いなら、開始前に責任者から説明します。